Todo aquel que actúa en áreas de logística, reconoce que la existencia de almacenes y centros de distribución no optimizados es más frecuente de lo deseable. La existencia de producto innecesario, rotura de productos necesarios, exceso de movimientos, baja productividad, falta de gestión visual o un funcionamiento muy dependiente de las personas son algunas señales que reflejan este problema. En este contexto, se convierte en fundamental definir una mejor organización, destinado a la mejora de la gestión de los flujos de materiales y operaciones. A continuación, los siete principios que permitirán alcanzar un almacenaje de excelencia e inequívocamente aportarán beneficios como mejora de la productividad, mayor flexibilidad en la gestión de las operaciones, reducción del espacio ocupado y del nivel de stock y mejora del nivel de servicio.

1) Organización por familia de producto y rotación;

Las zonas de almacenaje deben ser organizadas de acuerdo con la rotación de necesidades de los productos almacenados. Los productos de alta rotación deben concentrarse en una zona noble (habitualmenet designada Zona Dorada9 y situarse cerca de la salida. Aquellos que tienen menos rotación deben organizarse en zonas más remotas. Los productos deben almacenarse de acuerdo con su peso, dimensión, formato y embalaje, teniendo que almacenar en la misma zona productos de la misma familia de cara a optimizar soluciones de almacenaje y manipulación y colocar en zonas próximas productos que suelan necesitarse conjuntamente.

2) Localización fija por referencia

Un producto (referencia) debe almacenarse en una sola localización, es decir, sin localizaciones duplicadas para la misma referencia. Esta localización se debe mantener estable de cara a crear hábitos de trabajo. Se debe hacer, sin embargo, una revisión periódica de acuerdo con la rotación. En el caso de que la cantidad exija más de una localización por referencia, se debe usar un sistema de gestión visual de las referencias de reserva.

3) Layout Flexible

La disposición del almacén debe ser flexible, permitiendo que se puedan cambiar fácilmente las localizaciones y previniendo una capacidad extra tanto a nivel de localizaciones disponibles como a nivel de las máquinas para manipular stock de reserva. La flexibilidad debe reforzar la existencia de rutas de inbound y outbound.

4) Normalización y Gestión Visual

La apuesta por la estandarización y gestión visual mejora la organización básica del puesto de trabajo. Ayuda a crear hábitos de trabajo en los trabajadores, mejorando la productividad de tareas de almacenaje, como la reposición o picking, y facilitando también la introducción de nuevas mejoras

5) Control de la Operación

La definición clara de indicadores del rendimiento del equipo, a la par de la atribución de responsabilidades al equipo y de la simplificación y optimización del flujo de trabajo, son algunos de los aspectos que contribuirán a mantener la operación bajo control.

6) Sistema de Control de Errores

Todas las referencias y respectivas localizaciones de almacenamiento deben haber implementado un sistema de control de errores permanente, de cara a convertir en visibles los problemas (por ejemplo, cantidades y localizaciones erróneas o quiebras de stock), asegurando que se toman acciones correctivas y evitando la recurrencia en el futuro.

7) Accesibilidad, Ergonomía y Seguridad

Accesibilidad, ergonomía y seguridad son aspectos incontrolables. Colocar los productos accesibles a lo largo del pasillo; almacenar productos pesados en posiciones bajas (a la altura de la cadera) de cara a facilitar el picking, identificar los productos con etiquetas giradas hacia los pasillos de acceso e invertir en equipamiento de manipulación apropiado, son algunos aspectos a tener en cuenta.