La falta de organización del área de trabajo es una realidad en el día a día de las empresas. Aunque no lo parezca a primera vista, el entorno, la dificultad de localizar los artículos necesarios, la falta de espacio y la dificultad permanente de acceso y compartición son barreras a la productividad, en la medida en que conllevan una serie de problemáticas como pérdida de tiempo, estrés en el equipo, dependencia de las personas o mala imagen para los visitantes. ¿Cómo podemos ser más productivos? ¿Cómo responder más rápido a las solicitudes? ¿Cómo convertir el espacio de trabajo en más transparente?

Hay cinco pasos de oro, denominados de organización 5S, que ayudan a resolver estas cuestiones y a organizar las áreas de trabajo, desde las más personales como secretaría, hasta las compartidas, como por ejemplo cocina, despensa, área social o biblioteca. Pueden aplicarse a todo tipo de áreas, desde industria a los sectores más administrativos, proponiéndose que lleven a cabo siempre por las personas que trabajan en cada espacio, ya que solo así se garantiza que son adecuados.

1º Clasificación (Seiri)

Retirar de las áreas de trabajo todo lo que no es necesario para los procesos que allí se llevan a cabo. Para eso, es importante definir qué es imprescindible e identificar aquello que no es necesario, buscando exhaustivamente en las estanterías, debajo de las máquinas, armarios, etc. De cara a liberar el lugar de trabajo de lo no relevante.

2º Orden (Seiton)

Definir el lugar para cada artículo, de acuerdo con su frecuencia de uso. En la Organización, se deberá seguir la filosofía “un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar”.

3º Limpieza (Seiso)

Restaurar las buenas condiciones de los equipamientos e infraestructuras, asumiendo el lema “limpiar e inspeccionar”. Deben reponerse las condiciones originales de funcionamiento del espacio y los equipos y los problemas simples deben resolverse de forma inmediata. Los puntos que no sean de resolución inmediata deberán identificarse de forma visual, a través de la utilización de una etiqueta roja.

4º Estandarización (Seiketsu)

Se deben definir normas de cara a asegurar que la nueva organización se mantendrá, marcando así la diferencia entre una organización tradicional y una organización 5S. Este paso sirve para permitir y facilitar la sostenibilidad de las tres primeras S (clasificación, organización y limpieza). Es momento de definir normas visuales para evidenciar la organización y establecer reglas de utilización de materiales y equipamientos. Se utilizarán códigos de color y símbolos para facilitar la identificación y utilización de materiales y equipamientos.

5º Disciplina (Shitsuke)

La disciplina llevará a que se cumplan los estándares definidos. El mantenimiento y la mejora de la organización del puesto de trabajo es continuo en el tiempo, por lo que todos deben conocer las normas, aplicarlas a diario y mejorarlas siempre que sea posible. Las auditorías deben realizarse periódicamente para garantizar el estado saludable del lugar de trabajo.

Cumplidos los cinco pasos, se registra seguramente un aumento de la productividad a través de la reducción de los tiempos de búsqueda y de la motivación de los equipos. Los puestos de trabajo estarán más organizados y “transparentes”, mejorando también la calidad del servicio.