¿Alguna vez guardó un fichero, y después tuvo serias dificultades para volver a encontrarlo? Muy probablemente la respuesta será “si”. A fin de cuentas, este es un problema común, que afecta diariamente a millones de usuarios y que, en la mayoría de los casos, se debe a la falta de organización del ordenador personal y carpetas compartidas. La “desorganización digital” se manifiesta de diversas formas, desde carpetas almacenadas sin una estructura lógica, ficheros duplicados y sin denominaciones normalizadas, hasta Escritorios confusos que dificultan la simple tarea de encontrar algo que está frente a nuestros ojos.

Como herramienta vital para el día-a-día del trabajo de millones de profesionales, la organización de los ordenadores es crucial, en la medida en que eleva la velocidad de procesamiento del equipo y contribuye a la optimización del tiempo de búsqueda de ficheros. Para evitar esfuerzos duplicados en la recuperación de los ficheros – que, consecuentemente, originan estrés y reducen los niveles de productividad personal – es fundamental pensar la organización en base a una lógica de búsqueda futura. Así, debemos comenzar por organizar ficheros, carpetas y accesos directos por categorías, evitar niveles excesivos de carpetas, definir un criterio transversal para el nombramiento de los ficheros – eliminando nomenclaturas “nuevo”, “antiguo” o “versión final” – y normalizar el layout del escritorio.

Más allá de facilitar el día-a-día laboral – bien a través de la liberación de espacio en disco, el aumento de la velocidad de respuesta y de la localización inmediata de los ficheros buscados -, la organización del ambiente digital facilita el acceso por parte de otro profesionales a ficheros almacenados y compartidos en red.

Problemas:

˃ Tiempo invertido en la localización de ficheros;

˃ Desmotivación y estrés causados por la baja productividad;

˃ Ficheros almacenados sin estructura lógica asociada;

˃ Ficheros duplicados;

˃ Procesamiento lento del equipo;

˃ Falta de normalización en la designación de los ficheros.

Solución:

˃ Orientar hacia una estructura con una lógica de búsqueda futura;

˃ Organizar ficheros, carpetas y accesos directos por categorías;

˃ Evitar excesivos niveles de carpetas;

˃ Definir un criterio de nombramiento de los ficheros (los nombres de los ficheros deben facilitar la herramienta de búsqueda)

˃ Renunciar a la nomenclatura “nuevo”, “antiguo” o “versión final” (siempre que sea necesario, optar por nombrar diferentes versiones del fichero con letras o colocando la fecha);

˃ Normalización del layout del escritorio.

Beneficios

˃ Localización inmediata de los ficheros necesarios;

˃ Reducción de los niveles de estrés y aumento de productividad personal;

˃ Facilidad de compartir información;

˃ Liberación de espacio en disco;

˃ Aumento de la velocidad del equipo.