¿Cómo responder de forma ágil y eficaz a una situación como la que afronta la capital de España en estos momentos? La mejora continua (Kaizen) supone los cimientos para la excelencia en la gestión de proyectos y gestión de crisis. 

El pasado viernes, 8 de enero, tuvo lugar la «tormenta perfecta». Superando las previsiones meteorológicas, Filomena llegaba a España descargando fuertes nevadas, bloqueando la capital y otras regiones en el interior del país. No han tardado en sucederse la creación de Comités de Crisis a todos los niveles, desde el ámbito sanitario, hasta la perspectiva más macro por parte del Gobierno central y los autonómicos. 

Tras las idílicas estampas de un Parque del Retiro blanco y una Puerta del Sol cubierta de nieve, se esconde todo un despliegue que, desde los distintos organismos autonómicos y nacionales, han tenido que llevar a cabo tanto para la gestión de emergencias como para la previsión sobre los efectos que este temporal traería consigo.

Ya no se trata solo de la resolución de incidencias, sino de la organización de los próximos días para la vuelta a la normalidad: la limpieza de carreteras y accesos a hospitales, el reabastecimiento alimentario de la ciudad e incluso la llegada de las vacunas, que hasta el viernes era la absoluta protagonista de la agenda política y mediática. 

En este contexto, son múltiples las decisiones a tomar y los factores a tener en cuenta para recuperar la normalidad, por lo que resulta fundamental tener una visión holística de la situación. Se trata de un hecho sin precedentes, en el que el objetivo es recuperar la estabilidad con la mayor celeridad posible. La urgencia de la situación fuerza a tomar decisiones con muy poco margen de tiempo, siendo imprescindibles las competencias en resolución estructurada de problemas para aumentar la eficacia de las medidas tomadas.

Para facilitar la creatividad en las soluciones y la colaboración de todos, es importante facilitar esa visión general de la situación a través de la gestión visual, que facilite la monitorización en tiempo real de la crisis, permita identificar rápidamente si las medidas tomadas están surtiendo el efecto esperado y, en caso contrario, reaccionar a tiempo. El acceso conjunto a toda esta información y la visualización del papel que tiene cada equipo en la resolución de la crisis ayuda enormemente a coordinar y alinear esfuerzos, generando sinergias, reduciendo ineficiencias e incrementando así la productividad del equipo. Es el único modo de conseguir lograr el tan deseado arranque vertical.

Con origen en la actividad militar, pero gran aplicación en política o el mundo empresarial, el uso de la War Room o Sala Oobeya se ha adaptado a la gestión de proyectos y operaciones —y por supuesto a la gestión de crisis—, permitiendo a los decisores recoger toda la información necesaria en un solo espacio, en una sola «habitación», que bien puede ser física o virtual, lo que resultaría muy útil en caso de dispersión geográfica.  

En situaciones como esta, son numerosos los organismos a considerar, desde las predicciones meteorológicas por parte de AEMET a la Unidad de Valoración de Riesgos dirigida por Protección Civil y Emergencias, entre otros. Es importante conocer el rol de cada uno de los implicados y alinear los esfuerzos de las distintas partes, en favor de una resolución conjunta del conflicto, con base en la comunicación. 

No tendría sentido alguno, por ejemplo, que Protección Civil trabajase sin tener en cuenta los pronósticos y recomendaciones de AEMET, considerando si habrá más nevadas o bajas temperaturas que puedan convertir la nieve acumulada en placas de hielo. 

La respuesta frente a cualquier catástrofe requiere gran agilidad. La toma de decisiones ha de ser rápida, y la creación de este espacio facilita la reducción de Lead Time en la toma de decisiones, una mayor agilidad en la implementación de soluciones y un aumento de productividad en los recursos implicados. 

Frente a la tormenta perfecta, la respuesta es una previsión, planificación y seguimiento también perfectos, que ayuden a prepararse para gestionar eficazmente la crisis, corregir las desviaciones y dar respuesta de forma ágil y flexible a los imprevistos.