En las últimas décadas, y en particular en los últimos años, el mercado mundial ha sufrido cambios constantes, que a su vez, han elevado la presión de los consumidores con respecto a la calidad, durabilidad y rendimiento de productos provistos y servicios prestados. Este complejo desafío impuesto a las empresas y a los trabajadores, ha motivado a las organizaciones a adoptar como estrategia básica el enfoque en la calidad. En este contexto, Toyota desarrolló una herramienta que pasó de ayudar al seguimiento de actividades de mejora a analizar y solucionar problemas, a través de un sistema que tiene tanto de riguroso y meticuloso, como de simple y básico: el Informe A3.

En una era definida por la tecnología donde todos los caminos llevan a Internet, la solución a muchos de los problemas que uno encuentra, en el ejercicio de su trabajo diario, reside en una hoja A3, rectangular con 42 centímetros de largo por 29,7 centímetros de ancho. El Informe A3 es un buen modelo para organizar información, en la medida en que induce a los trabajadores a recoger datos sobre un determinado problema, de forma estructurada y resumida en solo una página, en lugar de una presentación aburrida, con numerosas páginas y exceso de información que acaban, resultando irrelevantes la mayoría de las veces.

Tras el hecho de cubrir el A3 – que se concibe como un “mapa resumen ” de las actividades y procesos en curso – se esconde un “Pensamiento A3” que obedece a tres regla de oro: simplificar, obtener consenso y normalizar. Utilizado para estructurar el raciocinio, el A3 es una herramienta de mejora que gana forma a lo largo de tres fases de un proceso de mejora o resolución de un problema. A cada fase, le corresponden los siguientes tres pasos:

Fase 1: Preparación: comprensión de la situación actual y definición de objetivos medibles;

Paso 1: Aclara los objetivos, explicar porqué necesitamos mejorar: ámbito y resultados;

Paso 2: Observar la realidad del estado inicial, describir el punto de partida;

Paso 3: Fijar metas, describir resultados a alcanzar, cuantitativos y cualitativos;

Fase 2: Análisis: identificación de oportunidades de mejora/soluciones a adoptar;

Paso 4: Analizar diferencias y causas, descubrir causas-raíz que explican las diferencias entre la situación inicial y el objetivo;

Paso 5: Diseñar las soluciones, listar as iniciativas y principales acciones de mejora;

Paso 6: Probar las soluciones, listar las pruebas o ensayos a llevar a cabo antes de avanzar con la implementación;

Fase 3: Verificación: comprobación del éxito de las acciones definidas, impacto en los indicadores de mejora y análisis de lecciones aprendidas

Paso 7: Actualizar el plan de acciones;

Paso 8: Confirmar la conquista de los objetivos predefinidos, seguir los resultados obtenidos;

Paso 9: Lecciones aprendidas, aprender y eliminar obstáculos y dificultades

Cubrir el A3 obedece reglas básicas – lo debe cubrir a “mano” el líder del proyecto y, siempre que sea posible, con recursos gráficos, esquemas y fotos, para una mejor lectura y comprensión del mensaje principal – y permite comunicar el proceso de mejora con elementos internos y externos. Al finalizar, el A3 debe ser archivado.

La implementación de la herramienta A3 reduce, en gran medida, las discusiones y pérdidas de tiempo en la planificación, seguimiento y finalización de un proyecto. En la relación con el cliente, la satistacción se refuerza: se elevan la calidad y la productividad; se cumplen los días de trabajo previstos para la implementación de un proyecto, así como los plazos de ejecución. Y por último, a nivel de motivación, el A3 contribuye a un ambiente profesional y de confianza entre cliente y consultor.