Cuando está preparando un viaje, y antes de salir en ruta, ¿recurre a la ayuda del GPS? Si la respuesta es sí, ¿porqué lo hace? Para conocer el camino más rápido, el más corto, o el que tenga menos tráfico, o simplemente para no perderse, ¿verdad? Si es así, ¿porqué no adopta esta estrategia dentro de su propia empresa? Recurra al “Process Mapping” y conozca cómo puede optimizar los procesos, generando el mínimo desperdicio posible.

En cada proceso existe valor añadido y desperdicio, y el cliente solo está dispuesto a pagar por las actividades que suponen valor añadido. En este contexto, el “Process Mapping” se asume como una forma simple y eficaz de representar y analizar los procesos, a través de la exposición de todas sus etapas, quién ejecuta cada una de ellas y las relaciones establecidas entre sí.

A partir de principios como flujo de información, estandarización de tareas, creación de valor y calidad a la primera, esta herramienta se puede aplicar a distintos procesos administrativos y servicios, desde call centers, seguros, áreas financieras, sector público, áreas de soporte (recursos humanos, contabilidad), turismo, entre otros.

En la mayoría de las situaciones, el mapeo de procesos se utiliza para mejorar un proceso existente, pero también se puede aplicar al diseño de un nuevo proceso y a estandarizar los procesos actuales. Esta sencilla herramienta se puede utilizar para alcanzar distintos propósitos, como: mejora de la calidad (ayuda a detectar errores/ variabilidad); reducción de costes (contribuye a la detección y eliminación de costes innecesarios) y reducción de tiempo (ayuda a detectar qué etapas del proceso consumen más tiempo; las redundantes o las que generan retrasos).

Para mejorar un proceso, primero se caracteriza la situación actual, a través del mapeo de la situación inicial y se identifican las oportunidades de mejora. A continuación, se diseña la visión futura, para posteriormente definir el plan de implementación. Aumento de la productividad en cerca de un 50 por ciento, reducción del Lead Time en 30 por ciento y mejora de la calidad en 40 por ciento, son algunos de los beneficios que se pueden alcanzar con el mapeo de procesos. Descubra cómo hacerlo en 12 pasos:

1. Seleccionar el proceso

Escoger un proceso con impacto en el cliente y en el negocio y con oportunidades de mejora QCD (Calidad, Coste y Delivery (Plazo de Entrega)).

2. Definir el proceso

Balizar el proceso (dónde inicia y donde termina).

3. Recoger Información del proceso

Hablar con datos permite obtener una descripción objetiva del proceso (indicadores de partida).

4. Definir el objetivo

Definir los objetivos de mejora para orientar el trabajo del equipo.

5. Mapeo del proceso – situación actual

Mapear la situación actual de un proceso convierte el proceso en transparente y pone a todo el equipo en el mismo punto de conocimento.

6. Determinar tiempos de procesamiento y Lead Time

Los indicadores de las distintas actividades del proceso permiten ayudar a centrarse en las actividades más críticas.

7. Identificar oportunidades de mejora

Con la ayuda visual del mapeo, el equipo identifica las oportunidades de mejora en el proceso.

8. Determinar potencial de mejora

Se determina el potencial de mejora para percibir dónde se puede tener más beneficio.

9. Seleccionar ideas para la mejora

En el proceso de lanzamiento de sugerencias de mejora, se debe tener  siempre presente el modelo de desperdicio y los principios KAIZEN™: ¿Dónde podemos integrar actividades? ¿Dónde podemos disminuir o normalizar variables? ¿Dónde hay transporte de información? ¿Dónde están las distribuciones en formato papel? ¿Dónde existen frecuentes conflictos, confusiones, sorpresas, errores?

10. Mapeo del proceso – Situación futura

Diseño de la solución futura.

11. Elaborar el plan de acciones

El plan de acciones permite distribuir las acciones y acompañar su desarrollo de forma estructurada.

12. Verificar la implementación de la solución

La verificación es lo que permite validar si se han alcanzado los objetivos propuestos, así como garantizar la estandarización del proceso y la formación de los trabajadores en los nuevos estándares.