Es común en las organizaciones poseer un Sistema de Gestión de la Calidad. De este modo se pretende, por ejemplo, asegurar que sus productos y servicios cumplen los requisitos del Cliente y con la legislación aplicable.

En muchos casos, sin embargo, incluso teniendo un Sistema de Gestión de la Calidad, se observa en las empresas una mala aproximación del mismo a la operación y a los profesionales responsables de la ejecución de tareas.

En la práctica, algunos procedimientos no están adaptados al lenguaje y formato que pueda entender y aplicar quien lo ejecuta. Incluso la información sobre los defectos generados, a veces se limita a informes que no se comparten con las personas que ejecutan las respectivas tareas y se analizan mucho tiempo después de que tengan lugar.

Un enfoque aplicado con éxito en distintos sectores para poner fin a desvíos como éstos es la “Matriz de Autocalidad”. Se trata de una herramienta que da soporte a la implementación de los tres principios de Autocalidad (no recibir defectos, no producir defectos y no pasar defectos al siguiente nivel) y que permite implicar a todos los niveles de la organización en los aspectos relativos a la calidad en cada etapa del proceso. Esta herramienta permite la gestión de los defectos directamente en el Gemba (palabra japonesa que significa lugar/ área donde se añade valor) e integra equipo de producción, líderes y áreas de apoyo, a través de un enfoque KAIZEN™ para la resolución de los problemas de calidad.

Básicamente, la Matriz de Autocalidad se convierte en visual el nivel de calidad de la línea, puesto a puesto, estableciendo las relaciones entre el punto de detección y de origen de los defectos. Para cada uno de los defectos, es posible identificar quién lo generó (eje vertical) y quién lo detectó (eje horizontal). El proceso de construcción de una Matriz de Autocalidad debe obedecer a seis reglas fundamentales:

• - División del proceso en áreas/ secciones donde es posible originar problemas;
• - División del proceso en áreas/ secciones donde es posible detectar problemas;

Construcción física de la matriz;

• - Identificación y codificación de los tipos de defectos a registrar;
• - Construcción y codificación de los tipos de defectos a registrar;
• - Construcción de Formularios de recogida de datos;
• - Definir procedimiento (frecuencia de introducción, análisis de datos, seguimiento).

Es muy importante en esta herramienta, la capacidad de sacar el máximo provecho de su potencial, y para que la Matriz de Autocalidad resulte efizaz y productiva se deben seguir e instituir otros seis procedimientos:

• - Recogida de datos en el Gemba;
• - Análisis semanal de los datos recogidos;
• - Construcción de Paretos (recursos gráfico utilizado para establecer una relación en las causas de pérdidas a resolver);
• - Alimentación de la Matriz de Autocalidad;
• - Análisis de la Matriz y definición de acciones Kaizen;
• - Seguimiento, plan de acciones e indicadores.

El punto clave de la Matriz de Autocalidad es el concepto de calidad en la fuente, es decir, cada etapa deberá garantizar la calidad del proceso antes de que este continúe a la etapa siguiente. Una de las ventajas de esta herramienta reside en la capacidad de implicar, sensibilizar y responsabilizar a todo el equipo sobre los problemas, permitiendo así una reacción más rápida y eficaz a los problemas. Kaizen Institute es una empresa multinacional que da soporte a las organizaciones en el diseño e implementación de procesos que permiten la mejora continua de forma sostenible.