La adquisición de material en las empresas – desde materias primas, consumibles hasta el material de oficina – debe ser un proceso natural, sencillo y ágil. Sin embargo, es frecuente encontrarnos organizaciones donde la gestión de este área se lleva a cabo de forma empírica y muy dependiente de las personas, culminando normalmente en dos situaciones no deseables: exceso de stock o registro de roturas. En situaciones límite, llegamos al punto de tener mucho de lo que no necesitamos y no tener realmente aquello que hace falta en el momento. La buena noticia es que la gestión de este proceso se puede simplificar en cualquier ámbito e independientemente del sector.
La aplicación del sistema KANBAN – palabra de origen japonés, que signigica “tarjeta” – se asume como una excelente forma de normalizar la adquisición de materiales. Este elemento se puede asumir un formato físico o electrónico y es representativo de la necesidad de una orden de pedido de material a un determinado proveedor. Con un coste de implementación residual, en el caso de la versión física, este sistema tiene la ventaja de poder aplicarse a diferentes sectores: desde fábrica, almacenes, hospitales, hasta oficinas e incluso, en entorno residencial.
Para su implementación, hay, desde luego, una información básica que ha de constar en el KANBAN: identificación (y código) del material, identificación de su proveedor, punto de pedido y cantidad a pedir. El componente en cuestión, debe pedirse cuando el stock alcanza el nivel de reaprovisionamiento, nivel en el que se contempla un stock de seguridad que asegura la disponibilidad de producto, mientras el pedido no llega.
Como resultado de este proceso – que se revela sencillo, rápido, seguro, transparente y sin dependencia de personas –, se alcanza un estado de sincronización entre la búsqueda y el abastecimiento, registrándose un ciclo continuo de reabastecimiento logístico. La normalización del stock permite, por eso, que el producto esté siempre disponible en el punto de uso.
