En el día a día, es fundamental identificar los problemas que afectan a los equipos y esto debe suceder no sólo de forma empírica por los miembros que los integran, sino también a través del análisis frecuente de indicadores con métricas cuantitativas. En esta etapa, es importante que se haga una clasificación efectiva, ya que los trabajadores confunden de forma cotidiana oportunidades de mejora con exigencias de las condiciones de trabajo actuales.
Observar las causas de los problemas es el paso siguiente, permitiendo el diseño de posibles soluciones que deben ser evaluadas previamente desde una perspectiva de esfuerzo e impacto potencial generado. Así, sin darnos cuenta, iniciamos la fase de planificación, asumiendo que la acción generada debe tener asociada la fecha de identificación, cierre y un responsable. Es importante entender que la responsabilidad es fundamental para que los miembros del equipo se sientan parte integral del proceso y del valor añadido alcanzado. Esta es la manera más fácil de mantener la mejora a medio / largo plazo.
Posteriormente, es necesario que la acción planificada se ponga en práctica de manera efectiva hasta la fecha previamente definida, a menudo llamada fase de implementación.
Por lo tanto, es esencial testar y revisar el progreso de forma regular, pudiendo hacer ajustes específicos. Por lo tanto, ahora estamos en la fase de confirmación.
Por último, es esencial estandarizar y comunicar el proceso y, en su caso, fomentar la aplicación de buenas prácticas a otros equipos de la propia organización. En esta etapa, actuar es la palabra clave.
La teoría PDCA - Plan-Do-Check-Act - es por lo tanto esencial en la implementación de la mejora, ya sea en un marco de dimensión colectiva o individual.
Es necesario explicar los cuatro pasos en mayor profundidad para que podamos comprenderlos completamente y conocer en detalle la función de cada uno de ellos. La teoría presentada data de 1930 y nos muestra que el ciclo - Plan-Do-Check-Act - también conocido como ciclo deming o shewhart, es un modelo de cuatro pasos utilizado para efectuar un cambio o para mejorar una situación identificada como una oportunidad.
Es importante recordar que el ciclo de mejora da soporte al seguimiento de las mejoras lanzadas a lo largo del proceso y que la acción a mejorar se defina como un conjunto de iniciativas cuyo objetivo es cambiar - a mejor - cómo se realiza el trabajo y las tareas.
A continuación se muestran los pasos a seguir de forma resumida:
1º Plan: identificación de la acción, fecha de lanzamiento, cierre y dueño
2º Do: implementación de la acción
3º Check: verificación de la acción o de la solución, que incluye el análisis de los resultados de la mejora y posibles ajustes
4º Act: estandarización, comunicación y despliegue a otros equipos de la organización
Es un proceso simple que puede beneficiarse de la introducción de la Gestión Visual que permite el seguimiento efectivo de las acciones de mejora frecuentes. Incorporado en un marco físico o digital, el PDCA debe ser fácil de leer y actualizar, con el fin de mejorar el uso de la herramienta de manera recurrente. Puede ser utilizado en la organización del propio equipo o integrarse, como una herramienta adicional, a la gestión de cualquier proyecto dentro de la organización. En último caso, puede ser un método de monitorización de las acciones asociadas a la vida personal, a través de un plan que puede ser escrito en un cuaderno o representado en la pared de nuestra casa. Mejorar de manera estructurada es nuestro desafío. Todos los días, en cualquier lugar.
