La acumulación de tareas es habitual en la rutina de muchos profesionales. Al igual que, al final del día, tener la sensación de que se ha trabajado mucho, pero que también queda mucho por hacer. Una planificación y organización eficientes pueden mejorar significativamente el trabajo. Datos recientes en materia de productividad ilustran lo que ha sido una realidad del país a lo largo de los últimos años: trabajamos más que otros, y producimos menos.
Números oficiales sostienen esta percepción: la OCDE concluye que cada español trabajó, de media, 1.665 horas por año, por encima de países como Francia (1.489 horas), Noruega (1.408 horas) u Holanda (1.380 horas).
Uno de los secretos para invertir este status quo consiste en la planificación del trabajo diario. Planificar el día a día de trabajo permite nivelar la carga de tareas a realizar, aumentar la flexibilidad y las competencias del equipo y, por supuesto, reducir los tiempos de respuesta.
Para optimizar la gestión del tiempo y la realización de tareas, se ha de llevar a cabo una buena planificación del trabajo. ¿Cómo? Siguiendo los ocho pasos indicados a continuación:
1º - Conocer el tiempo aproximado de realización de cada tarea: hacer una lista con las principales tareas repetitivas y medir los tiempos de realización de cada una de las tareas principales;
2º - Conocer los recursos disponibles (número de trabajadores): construir el organigrama del equipo y conocer el número de trabajadores disponibles;
3º - Conocer las competencias de los recursos actuales (matriz de competencias): construir una matriz de competencias e identificar a la persona apta para la ejecución de la tarea;
4º - Conocer la carga de trabajo planificada (tareas periódicas y no periódicas): montar un sistema visual que permita saber a cada instante la carga de trabajo futura;
5º - Decidir qué trabajador va a realizar cada tarea: considerando la carga de trabajo existente, las competencias de cada trabajador y los recursos disponibles, asignar tareas a los trabajadores;
6º - Poner la información en el plan de trabajo (tareas periódicas y tareas no periódicas);
7º - Seguimiento a la realización de las tareas y registrar desvíos;
8º - Analizar y definir acciones correctivas sobre los desvíos.
La aplicación de este “manual de planificación del trabajo” permitirá tener un conocimiento real del tiempo necesario para la realización de cada tarea. A partir de aquí, será posible realizar un dimensionamiento adecuado de los equipos y los procesos, nivelar el trabajo, seguir de cerca los planes de trabajo y responder rápidamente a eventuales desvíos que puedan tener lugar. Ponga estos consejos en práctica y compruebe que planificar es sinónimo de un buen trabajo.
