Los errores y la elevada variabilidad en el resultado de ejecución de una tarea están, en su gran mayoría, directamente asociados a la ausencia de normas acordadas por todos los trabajadores en el seno de la misma organización.

Teóricamente, la misma actividad se puede realizar de distintas formas. En la práctica, sin embargo, para garantizar el mismo resultado en los procesos, tiene que existir estandarización, en la medida en que solo los procesos consistentes, es decir estandarizados, nos llevan a resultados consistentes.

El establecimiento y adopción de normas garantiza la estabilidad de procesos y procedimientos y previene la ocurrencia y reincidencia de errores. De forma paralela, los estándares contribuyen a la preservación del conocimiento, evitando que el “saber hacer” quede circunscrito a quien domina la tarea. Se asumen como líneas de orientación que facilitan la delegación de tareas, independientemente de los cambios que puedan tener lugar en la organización. La estandarización de las tareas se reviste de la mayor importancia cuando llega el momento de contratar a nuevos trabajadores, en la medida en que facilita la formación del nuevo compañero. La creación de estándares debe obedecer a criterios muy específicos. Desde luego, deben ser sencillos, accesibles y de fácil interpretación. Cada estándar tiene que ser único: no puede haber más de una forma de hacer algo en determinado momento.

Por otra parte, es fundamental que este proceso implique a los trabajadores que lo conocen. Las normas deben, también, recurrir a elementos visuales. El 83 por ciento de la información que asimila un ser humano es a través de la visión, números que refuerzan la necesidad de recurrir a imágenes y gráficos.

A continuación se enumeran las siete reglas de oro para el proceso de estandarización:

1.      Identificar las principales actividades desarrolladas en cada área de trabajo;

2.     Priorizar cada tarea por orden de importancia;

3.     Definir, para cada una de las actividades principales, quién va a participar en el desarrollo del estándar;

4.     Observar el proceso actual e identificar diferencias entre los modos de realización de la actividad;

5.     Construir la norma de forma visual;

6.     Formar a las personas según la nueva norma;

7.     Monitorizar

Para aquellos que practican la estandarización de tareas, se reservan las tareas llevadas a cabo con éxito, con menor número de errores y, por eso, con resultados más consistentes. De forma paralela, y en lo que respecta a la ejecución de tareas, conlleva una menor dependencia de personas y se simplifica la integración de nuevos trabajadores. Con tantas ventajas, solo nos queda decir: ¡No deje para mañana, lo que pueda estandarizar hoy!