¿Cuántas veces desmontó un objeto y, cuando llegó la hora de volver a montarlo, se dio cuenta de que le sobraban piezas? Falta de concentración u olvido, distracción momentánea o ausencia de un estándar. Estas son solo algunas de las numerosas causas que pueden explicar la ocurrencia de errores durante la realización de tareas.

Existe una herramienta de calidad basada en soluciones simples, que previene la ocurrencia de fallos durante la realización de tareas, evitando la transmisión del defecto al siguiente nivel. Se llama Poka-Yoke, fue creado en Japón y significa “a prueba de errores”. Se trata de un sistema desarrollado para prevenir fallos, siempre por medio de mecanismos simples.

Un ejemplo icónico de la aplicación práctica del Poka-Yoke lo da el propio creador de esta técnica, Shigeo Shingo, que lideraba, en los años 60, la producción de Toyota. Cuando un cliente lo avisó de que algunos interruptores producidos por Toyota, se estaban entregando sin muelle – lo que imposibilitaba su correcto funcionamiento -, el ingeniero alertó de este hecho repetidas veces al equipo de producción. Pero, a pesar de todo, los defectos persistían. Para resolver la situación, Shigeo Shingo diseñó el siguiente proceso: todas las piezas del interruptor deberían colocarse en un plato antes de iniciarse el proceso de montaje. Si, al final del proceso, sobraba alguna pieza en el plato, sería porque, en la práctica, algo estaba errado. Pero aún más. A continuación se muestran una serie de ejemplos de Poka-Yoke que facilitan nuestro día a día:

Problema: Existen armarios de archivo en los que, si se abren demasiados cajones a la vez, caen debido a la desfavorable distribuición del peso.

Solución: Sistema Poka-Yoke que bloquea los otros cajones cuando uno se abre.

Problema: Realización de dos exámenes de diagnóstico en los que el tipo de preparación inherente a cada uno de ellos es incompatible.

Solución: Al intentar marcar ambos exámenes para el mismo día, el sistema avisa que no es posible hacerlo.

Problema: Montaje incorrecto de un determinado componente (como, por ejemplo, un chip de móvil).

Solución: La colocación del chip solo se puede hacer de forma correcta, dado que el espacio reservado solo assim o permite.

Problema: Cubrir de forma incorrecta el campo relativo al número de teléfono existente en un formulario on-line. 

Solución: Impedir la utilización de letras al cubrir el campo relativo al número de teléfono y exigir un número estándar de dígitos.

Hay seis pasos esenciales que deben seguirse para poner en práctica el Poka-Yoke:

- Conocer específicamente el fallo que se debe evitar;

- Comprender las causas que llevan a la ocurrencia de los defectos;

- Diseñar soluciones para prevenir l reincidencia del fallo;

- Dar fé de la eficacia de la Solución predefinida;

- Implementar la Solución;

- Registrar los resultados obtenidos.

En esta búsqueda de la mejor Solución para evitar los problemas en su origen, con base en la creación de los Poka-Yoke, hay dos agentes que asumen máxima importancia: los trabajadores y los supervisores. Los trabajadores deben participar activamente en la concepción e implementación de los Poka-Yoke, validarlos, respetarlos y verificarlos, periódicamente, según las normas, el buen funcionamiento de los poka-yoke. El equipo de supervisión debe, promordialmente, conocer las consecuencias subyacentes respecto a los Poka-Yoke. Forma parte de su misión garantizar que los Poka-Yoke se usan y se mantienen, que todos los utilizadores de los Poka-Yoke están debidamente formados para hacerlo y, claro está, promover la creación de nuevos poka yoke.

Los Poka-Yoke son los procedimientos- base de la filosofía de “cero defectos”, pueden aplicarse en ambientes operacionales y administrativos, y por regla general, son soluciones de bajo coste. El mismo proceso puede tener a la vez centenas de Poka-Yoke. Lo importante es que estén definidos en conjunto con los trabajadores. El pensamiento que orienta esta herramienta es el de que, si hay una imperfección en algún proceso, es posible adoptar actitudes simples para resolverla anticipadamente. En resumen, el Poka-Yoke puede impedir que los errores de ahora se transformen en defectos en el futuro.