¿Cuántas veces ha tenido la sensación de que hay procesos en las empresas que podrían ser más eficientes, pero no sabe qué cambiar? Recibos y propuestas a clientes que podrían ser más rápidos, nuevos negocios que a su vez generen más negocio,...los ejemplos son innumerables. En ocasiones, queremos introducir un nuevo proceso, como un CRM, y queremos entender cómo hacerlo, a quién implicar, etc.
Para responder a estas cuestiones, será útil entender mejor los principales procesos de una organización en su conjunto, así como las relaciones que se establecen entre ellos. Una buena forma de hacerlo es a través del SIPOC (Supplier o Proveedor, Input, Proceso, Output y Cliente). Este es un método de mapeo de información que permite entender la relación entre los principales procesos de una organización y sus proveedores y clientes.
Además de ser un trabajo de grupo, el SIPOC es sobretodo una técnica visual y, para conseguirlo, será necesario representar en un diagrama los distintos elementos del proceso:
- Lo que produce la organización (productos y servicios) – outputs – y cuáles son sus clientes;
- Lo que la organización recibe – inputs – y cuáles son sus proveedores (que pueden ser internos o externos a la organización);
- Cuáles son los procesos que transforman inputs en outputs – cómo fluye el trabajo.
A partir de aquí, el SIPOC permite deducir la trayectoria entre los inputs y outputs principales; las desconexiones aparentes – qué outputs se están produciendo que no se utilizan; y las interfaces y conexiones críticas – lo que no puede fallar. Esto nos permite cuestionar los procesos actuales e identificar oportunidades de mejora de cara a convertir la organización en más eficiente.
A través de SIPOC, es posible ganar mayor conocimiento sobre determinada actividad y sirve como punto de partida para identificar, por ejemplo, outputs que no se usan, recursos insuficientes o en exceso para una determinada tarea, entre otros elementos. Por eso mismo, es algo que las empresas deben hacer de forma regular, ya que solo se puede gestionar lo que se conoce.
