Son muchas las actividades que, de forma simultánea, dependen de la gestión de flujo de información. Solo en 2015, se produjo tanta información como la producida durante todos los años anteriores.

Parece obvio que, para cualquier empresa, el conocimiento es fundamental para una mayor eficiencia y rapidez de tareas y procesos y, en consecuencia, para una mayor competitividad. Por otro lado, es la única forma de garantizar que, cuando un trabajador se tenga que ausentar, por algún motivo, su capital de conocimiento permanezca en la organización. De ahí que sea tan importante para cualquier organización, independientemente de su área, el correcto almacenamiento y gestión de conocimiento. Pero, siendo este proceso tan importante, ¿se está llevando a cabo de la mejor forma en nuestras organizaciones?

La gestión del conocimiento asume que todo conocimiento existente en las organizaciones, en la cabeza de las personas, en las venas de los procesos y en el corazón de los departamentos, pertenece también a la organización. Este proceso beneficia a todos, desde los trabajadores, hasta la propia empresa, que ve cómo su negocio se convierte en menos dependiente.

¿Cómo se crea entonces una base de conocimiento fácil de utilizar? La idea es que cualquier información se pueda encontrar y usar de forma rápida y sencilla. Es decir, lo ideal es crear un “Supermercado de Conocimiento”.

¿Parece un concepto estraño? Piense en el layout de un supermercado. Aquí, resulta imperativa la gestión visual, la normalización, la accesibilidad y la sistematización. Con el conocimiento debe ser igual: las personas tienen tendencia a desistir, cuando algo no se encuentra fácil o rápidamente, se trate de un paquete de cereales o de información.

En un supermercado convencional, los productos se organizan por secciones. Lo mismo debe ocurrir con el conocimiento. Los “best-sellers” - es decir, la información más utilizada – deben colocarse en un lugar privilegiado. Del mismo modo, es fundamental un etiquetado correcto. Tan importante es conocer las características de un determinado electrodoméstico, como saber a qué se refiere determinada información y en qué situaciones debe utilizarse.

En el fondo, cualquier supermercado, sea de productos convenvionales o de conocimiento, se debe pensar en una lógica de mejorar la experiencia del cliente. Y, en caso de una organización, los clientes finales no son compradores, pero sí los trabajadores, a los que se facilitará el trabajo. Como los trabajadores también son proveedores de información, es esencial que entiendan la importancia de este supermercado y su funcionamiento.

De este modo, con el conocimiento organizado, estructurado y disponible, los procesos y la resolución de problemas se vuelven más rápidos. Los resultados son fáciles de prever: aumento de la capacidad de aprendizaje continuo de la organización, potenciando la nivelación de conocimiento y la mejora de la eficiencia de la organización como un todo. En términos de cultura, importa realzar el impacto en la implicación de todos los trabajadores en prácticas y objetivos comunes.