Uno de los temas incontrolables en un plan de gestión de un proyecto de Innovación y Desarrollo – ya sea un nuevo producto, fábrica, software, evento, negocio o servicio – es el cumplimiento de plazos y presupuestos. Y más incontrolables se vuelven cuando el proyecto alcanza el límite del presupuesto, y los plazos se superan. Desafortunadamente, se trata de una realidad muy común y que afecta a entidades públicas y privadas, prácticamente sin excepción. Superar el presupuesto en obras públicas es algo habitual, que aporta numerosos y excesivos riesgos para el Estado. La falta de planificación y la realización de proyectos deficientes e implementados con prisa, son algunas de las causas que están en el origen de aquello que se convirtió en una práctica generalizada en España. Según un estudio de El País, España pagó entre 2008 e inicios de 2014, 10 mil millones de euros en excedente del presupuesto en obras públicas, el equivalente a los recortes en educación y salud públicas, impuestos por el Gobierno de Rajoy, en el año 2012.

Reuniones no productivas, poco conocimiento del mercado/ público objetivo o tiempo perdido en rehacer tareas relacionadas con el proyecto (retrabajo), constituyen solo algunas de las causas de esta problemática. Con demasiada frecuencia nos encontramos, con un exceso de requisitos o especificaciones y el exceso de burocracia en la gestión de proyectos, factores que contribuyen, del mismo modo y a gran escala, en la demora de su concreción. Los recursos, muchas veces sobrecargados y los retrasos por parte de los proveedores, son otras razones que aumentan la lista. La buena noticia es que, una vez analizado el origen del problema, los factores pueden eliminarse, teniendo siempre en cuenta la implementación y concreción de un proyecto con outputs de calidad, dentro del presupuesto y cumpliendo los plazos previstos.

Importa, desde luego, definir los objetivos para el proyecto, así como su ámbito, los recursos asignados y los marcos acordados con el cliente. Se sigue la planificación del trabajo por fases, con puntos de control de calidad definidos, así como la optimización de tareas entre las distintas etapas. Efectuar un plan de trabajo semanal, integrando la evaluación de la semana anterior y la planificación de la siguiente semana, con análisis de todos los aspectos del proyecto, es crucial. En este contexto, habrá posibilidad de aclarar requisitos y funcionalidades, así como analizar y eliminar los constreñimientos detectados. La gestión visual de los proyectos es otra de las técnicas recomendadas, implicando la creación de un espacion visual – un lugar de control de proyecto que sigue el concepto de un centro de control de misión o de “sala de guerra” (designado espacion Obeya)-, donde deberán implementarse reuniones diarias para gestión y análisis continuo del proyecto en cuestión. Mayor visibilidad del proyecto, aumento de la motivación y desarrollo del equipo, resolución de los problemas, consecuente mejora de las métricas o aumento de productividad en el desarrollo, son solo aulgunos de los beneficios derivados de la implementación de estas medidas.

Problema:

> Ciclos de retrabajo de proyecto;

> Reuniones no productivas;

> Poco conocimiento de los clientes/público objetivo;

> Exceso de requisitos o especificaciones;

> Exceso de burocracia en la gestión de proyecto;

> Recursos sobrecargados;

> Retraso Proveedores.

Solución:

> Definición de objetivos, ámbito, recursos e hitos acordados con el cliente (inicio del proyecto);

> Plan de fases con puntos de control de la calidad definida;

> Optimización de tareas entre fases;

> Plan de trabajo semanal: evaluación de la semana anterior y planificación de la semana siguiente;

> Análisis y eliminación de constreñimientos;

> Aclaración de requisitos y funcionalidades;

> Gestión visual: Espacio Obeya para control del proyecto;

> Reunión diaria en el espacio Obeya.

Beneficios

˃ Proyectos realizados dentro del plazo;

˃ Cumplimiento del presupuesto;

˃ Cliente satisfecho;

˃ Equipos de proyecto motivados e implicados;

˃ Creación de conocimiento útil;

˃ Aumento de la productividad de los equipos.