“Cerca del 90 por ciento de los problemas de las empresas giran en torno a la comunicación o la ausencia de esta”. Esta cita es del gurú norteamericano Peter Russel y encaja perfectamente en el contexto empresarial español. Una gran parte de aquello que habitualmente designamos como “equipo de trabajo” es, en realidad, comunicación. Lo que se constata es que de la teoría a la práctica existe una gran diferencia.
En el mercado de trabajo abundan ejemplos de trabajadores que reconocen un gran desconocimiento de los objetivos e indicadores, tanto de la empresa que representan como del departamento en el que se encuentran. A este síntoma, se unen otros como, por ejemplo, la falta de planificación de tareas o incluso de promesas de acciones a desarrollar que nunca han llegado a ejecutarse. El resultado es, naturalmente, la desmotivación y la baja productividad.
El primer paso para desarrollar la comunicación al nivel del equipo de trabajo consiste en instituir reuniones de grupo, al estilo stand up meeting. Estas reuniones – que deberán tener una frecuencia regular, una agenda bien definida y ser pautada por objetividad – sirve para que el equipo de trabajo comparta información acerca de los indicadores, acciones en curso y prioricen tareas. Más allá de implicar a los trabajadores, esta “medida” permite a los equipos mejorar sus procesos de trabajo. Los trabajadores se sentirán más implicados y motivados, y eso es sinónimo de productividad.
Problema:
˃ Desconocimiento de los objetivos e indicadores del equipo
˃ Falta de planificación y visibilidad del trabajo del equipo
˃ Falta de comunicación interna
˃ Acciones prometidas y sin seguimiento (no implementadas)
˃ Falta de implicación
˃ Desmotivación
˃ Baja productividad
Solución:
˃ Institución de reuniones de trabajo que obedezcan a los siguientes criterios:
˃ Periodicidad regular y frecuente
˃ Agenda de reunión normalizada
˃ Plan de trabajo dinámico
˃ Garantía de que toda la información necesaria para la reunión está disponible (ej: indicadores actualizados)
˃ Modelo stand up meeting (corta duración)
Beneficios:
˃ Mejora de la comunicación dentro del equipo
˃ Mejora de la organización del día-a-día de los equipos
˃ Mayor implicación y motivación
˃ Trabajadores capaces de mantener y mejorar sus procesos y áreas de trabajo
˃ Compartir datos relevantes accesibles y disponibles de forma visual
˃ Seguimiento de los indicadores de rendimiento de los equipos
