¿Alguna vez tuvo la sensación de que una misma tarea la estaba llevando a cabo a la vez que usted, otro compañero simultáneamente? ¿O que alguna información procesada no se estaba utilizando? Por desgracia, este tipo de casos tiene lugar la mayoría de las veces, este hecho va más allá de un mero fallo de comunicación. Si analizásemos una de las situaciones anteriores, sería oportuno hacer “Rayos-X” a sus procesos de cara a tener una visión global y amplia de las relaciones que se establecen entre los distintos procesos de la organización.

La ausencia de una visión global de los procesos y de las prioridades lleva a que se produzca información inconsecuente que, finalmente no tendrá utilisas práctica y contribuir a que los equipos se puedan dedicar a la mejora de tareas que en realidad no son vitales. Motivos más que suficientes para hacer Rayos-X al funcionamiento de la organización, constituyendo una herramienta capaz de identificar los principales procesos que pautan la actividad de la empresa: el “process landscape”.

Se trata de una metodología que asume la forma de un diagrama (que puede imprimirse y colocarse en las paredes de la empresa) y que permite entender los principales procesos de trabajo de la empresa, revelando las relaciones que se establecen entre proveedores y clientes y cuáles son los departamentos/ funciones que, en el seno de la organización, reciben inputs y proveen outputs. Se estructura en cinco elementos clave:

• Proveedores: revela quiénes son los proveedores (externos e internos) de la organización;
• Input: traduce aquello que la organización recibe (sus inputs) y que se puede convertir en productos, servicios y/o documentos;
• Proceso: revela la forma en que fluye el trabajo para transformar inputs en outputs;
• Output: lo que produce la organización: productos, servicios y documentos.
• Clientes: definición de quienes son los clientes(internos y externos) de la organización o equipos.

En este esquema visual es perfectamente visible lo que produce la organización (productos y servicios) – outputs- y cuáles son sus clientes; lo que la organización recibe – inputs- y cuáles son sus proveeedores; y qué procesos pautan la transformación de inputs en outputs, es decir, cómo el trabajo fluye internamente.

El “process landscape” lo debe diseñar la Gestión de la empresa, en colaboración con los trabajadores que están al frente de las operaciones y considera el primer enfoque para identificar y priorizar los principales procesos que deben ser objetivo de mejora.

Este esquema visual confiere a los trabajadores una visión panorámica y 360º de todos los procesos que pautan la actividad de la organización y ayudan a transmitir una clara percepción de cuáles son los requisitos necesarios para cada input y output, cuáles son las desconexiones aparentes que surgen en el día-a-día del trabajo -¿qué estamos produciendo que no se utiliza?- y cuáles son las interfaces y conexiones más críticas - ¿Cuáles, en caso de fallar, serían muy graves?