En la actualidad, ya prácticamente nadie vive sin utilizar el correo electrónico. Sin embargo, si su utilización no se gestiona bien, en lugar de ayudar y simplificar procesos, puede muchas veces tener un efecto contrario. El exceso de información en la Bandeja de Entrada, es algo cotidiano para miles de personas. Es muy común encontrar información duplicada, tener dificultad para realizar búsquedas o simples consultas y tener poco espacio disponible en el e-mail. Todas estas señales de falta de organización, conducen a una sensación de estrés y frustración, y a un aumento del consumo de tiempo en este tipo de tareas, precisamente porque la situación no se está gestionando bien.
La solución de este problema exige solo la creación de estándares y disciplina. Una de las reglas de oro consiste, desde luego, en efectuar un archivo de forma organizada, guardando los emails antiguos que no puedan ser borrados, y eliminar, sin miedo los e-mails sin importancia, manteniendo solo en la Inbox los no leídos o pendientes de respuesta, evitando así el scroll.
Para que estos consejos se puedan implementar sin dificultad, será muy útil definir una estructura para la organización de las carpetas y apostar por la estandarización tanto del asunto de los e-mails como de la estructura del cuerpo del mensaje. Este estándar nos permitirá identificar rápidamente la acción o la necesidad de respuesta en determinados e-mails, tanto por el asunto asociado como por la forma en que el e-mail está escrito (el recurso a bullets o tablas facilita la transmisión de determinadas informaciones). Se impone igualmente la creación de una matriz de comunicación, que tendrá como objetivo definir la lista de destinatarios de cada tipo de e-mail, de cara a disminuir la sobrecarga del número de mensajes.
Estas normas y buenas prácticas establecidas han de compartirse con todos los implicados, garantizando que están accesibles y visibles, de cara a asegurar que la nueva organización se mantendrá. Para aquellos que reciben más de 30 e-mails por día, se sugiere específicamente la creación de herramientas de búsqueda eficaces en la Inbox y la realización del desvío automático de los e-mails a las carpetas, evitando el paso manual. A título de ejemplo, se podrán re-encaminar los emails que aparecen en CC a una determinada carpeta, que volverá más tarde tras haber tratado las prioridades. La correcta utilización del correo electrónico genera aspectos positivos, como el aumento de la productividad, facilidad en la localización de información, menor estrés y mayor motivación.
